10 Claves para realizar un presupuesto de ventas.

Mercadeo estratégicoLos empresarios siempre tienen una gran duda, “¿Mi empresa es buena o solo le tengo cariño?”. Para ser más claros utilicemos un ejemplo, Patricia tiene una tienda de abarrotes, ella todos los días abre a las 8 am y cierra a las 10 pm trabajando 98 horas a la semana, es decir un 48% más que las demás personas, también su negocio le da para pagar los servicios públicos y la cuota del banco, sus proveedores la califican como muy cumplidora y puntual con sus pagos pero Patricia hace más de 6 meses que no puede salir a cine con su familia y hace más de 3 años que no tiene vacaciones, debido a que no puede pagarle a una persona para que trabaje en su ausencia ni tampoco le alcanza el efectivo para darse estos gustos… La tienda de Patricia ¿es buen negocio o solo la mantiene ocupada?

                                             Estos síntomas son típicos en muchas pymes, pero pocas se detienen a buscar el cuello de botella. Son muchas las veces que esta situación se da por falta de un presupuesto de ventas, esto, te ayuda a saber cuántas unidades debes vender diariamente, semanalmente, mensual y anual; además suministra los datos para elaborar los presupuestos de producción, de compra, de gastos de ventas y de gastos administrativos; en pocas palabras, tener un presupuesto de ventas te ayuda a saber cuántos productos / servicios debes vender para cubrir todos tus gastos (incluido salarios) y darte el margen de utilidad que deseas obtener.

LOS TIPS A TENER EN CUENTAPuntos a tener en cuenta

  1. Realice una investigación de mercados sobre el “terreno que usted está pisando”, por ejemplo, si su negocio es de zapatos, conozca cuantas empresas existen en su zona geográfica, a que precios venden las diferentes gamas, estilos o clases al público, que calidad manejan, si existen agremiaciones o clúster que le ayuden a impulsar sus productos, que tipo de impuestos se deben pagar y toda la información que le ayude a mirar este negocio con ojos matemáticos y no con “ojos sentimentales”.
  2. Cuente cuantos empleados tiene (incluyéndose) y cuanto les está pagando a c/u mensualmente (incluyendo horas extras, parafiscales, salarios, auxilios, primas, vacaciones y liquidación), luego sume toda esta carga laboral y divídalo en la cantidad de empleados, ahí obtendrá el promedio salarial en su empresa. Si este promedio lo divide en 30, obtendrá el promedio/diario. Si este resultado lo divide en el tiempo que su establecimiento está abierto ó su página está siendo atendida por una persona ó las horas en que los vendedores están “cazando leones” día a día, obtendrá la cifra de salario por hora que paga su empresa.
  3. Tome el valor mensual de su arriendo, cuota hipotecaria, préstamo bancario o demás obligaciones financieras (que espero no sean prestamistas gota a gota) relacionadas con su negocio y divídalo en 240*, obtendrá el valor por hora de esa obligación.
  4. Sume el valor de sus impuestos anuales y divídalo en 2.880* así obtendrá el valor de impuestos por hora que debe asumir.
  5. Sume todos los servicios públicos de su negocio involucrados con su producción o venta mensuales, luego divídalos en 240* así obtendrá el valor de estos por hora.
  6. Conozca el desgaste de su maquinaria, la contabilidad maneja algo que se llama depreciación de maquinaria y equipos esto es una forma fácil de asignársela a su maquinaria, así mismo divida en años, meses, días y horas para conocer el valor de desgaste que sufre hora tras hora. En otros casos cada máquina o mueble incluye en su manual de operaciones el tiempo en el que se debe realizar mantenimientos, calibraciones, sustitución de piezas o rendimiento por hora. Si es así, utilice este dato que es más real y garantiza el respaldo del proveedor.
  7. Conozca exactamente todos los materiales e ingredientes que sus productos/servicios tienen, tenga en cuenta cantidades y precio de compra porque acorde a la proporción que utiliza debe asignarle un valor monetario, por ejemplo, si usa una hoja de lechuga crespa de 20 gr y la libra (500 gr) de esta cuesta $1.200, el gramo cuesta $2,4; así que la hoja que utiliza cuesta $48. Así con cada uno de sus materiales o ingredientes.

SUMAR, MULTIPLICAR Y DIVIDIR

  1. Ahora bien, como ya conoce el valor de producción individual (punto 7), mida cuanto tiempo se demora en realizar el producto y saque la cantidad que produce en una hora. Puede que produzca varios productos en una hora o que necesite varias horas para producir un solo producto, pero en ambos casos necesita el valor por hora de una parte del producto o de varios productos.
  2. A sumar… la mano de obra (punto 2), obligaciones legales (punto 4), gastos de servicios públicos (punto 5), desgaste de maquinaria y equipo (punto 6) y el valor de producción (punto 8). Esto le dará el valor por hora. 
  • Si en una hora produce varios productos divida esta cifra en la cantidad de productos que realiza en una hora.
  • Si necesita varias horas para producir un solo producto multiplique esta cifra por la cantidad de horas.

Esta cifra le ayudara enormemente, se conoce como precio de producción y a diferencia de otros administradores estamos extendiendo todos los gastos y costos al comprador, con el objetivo de conocer la posibilidad de competir en el mercado (punto 1). A la cifra anterior podrá asignarle un porcentaje de utilidad (20%, 30%, 40%, 60%, etc) y sabrá en qué nivel de competencia estaría su producto/servicio con los precios del mercado.

  1. Una vez tenga este valor podrá saber cuántas unidades a diario debe vender para cubrir los gastos de su negocio. Debe sumar sus obligaciones financieras, la carga laboral, las obligaciones legales y los gastos de servicios públicos mensuales, dividirlo en el precio de producción y luego dividirlo en el número de días laborales mensuales que tiene la empresa (lunes a viernes seria 20 días), así obtendrá la cantidad de productos que debe vender a diario para cubrir sus gastos.

SOLUCIONES

  1. Tenga un intervalo de negociación, es decir, si su producto lleva una fabricación en la que se toma un tiempo para realizarlo como por ejemplo un vestido de paño, la construcción de una casa, o la elaboración de una página web usted puede obtener un precio de venta más alto si lo hace en un tiempo record y entrega con óptima calidad, o puede tomarse el triple de tiempo cobrar un poco menos pero tener a un solo operario haciendo la actividad, utilizar remanentes de otra elaboración e igualmente entregarlo en óptimas condiciones de calidad.
  2. Si al realizar lo anterior observa que su margen de utilidad es muy bajo, es el momento de replantear su negocio y/o buscar reducir costos sin afectar la calidad, como:
  3. comprar materias primas directamente al productor.
  4. realizarle una transformación a su producto que lo haga diferenciador para elevar el precio.
  5. buscar colegas del mismo sector económico con los que puedan realizar compras a mayor escala de materias primas reduciendo así el valor de compra
  6. buscar producir más rápido invirtiendo en una máquina que optimice alguna labor esencial.
  7. Sustituir materiales que sean más económicos pero que no afecten la calidad del producto.

 

*Estas cifras están tomadas en condiciones normales de 8 horas laborales diarias.

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